#### Selejtezés

A szükségtelenné vált iratok selejtezés útján kerülnek ki a rendszerből. Ennek időpontjáról az irattári terv rendelkezik, amely tartalmazza az iratok csoportonkénti megőrzési idejét. A megőrzési időt években mérjük és úgy értendő, hogy az irat keletkezési vagy beérkezési éve nem számít bele, az őrzés éveinek letelte után a következő évben kell történnie a selejtezésnek. Előfordulhat, hogy egy irathoz nem rendelnek irattári tételt vagy a megőrzési idő egyedileg állapítandó meg, így az irattári terv nem ad támpontot a selejtezés időpontjára. Ebben az esetben az intézmény általános belső szabályozása alapján határozandó meg a selejtezés időpontja. A selejtezést az egyes szervezeti egységek kiemelt ügyintézői, ill. az irattáros végezhetik.

A munkafolyamat a következő:

- A „Selejtezés” menüpont választása a rendszer főmenüjéből, ennek hatására a rendszer kiválogatja és egy táblázatos listában megjeleníti azokat az iratokat, amelyeket az adott szervezeti egységnél az adott évben selejtezni kell. A lista oszlopai lehetőséget adnak a selejtezésre váró iratállomány áttekintésére. Az egyes sorok megjelenítésében az írásmód vizuális információval segíti az áttekintést.
- Az esetleg még folyamatban levő iratok vékony betűvel, a lezárt vagy intézkedést nem igénylők félkövér betűvel jelennek meg. A kézi irattárba helyezett (ún. archivált) tételek sorát a program aláhúzza.
- Az egyes iratok részletes adatlapjai is megtekinthetőek, de már nem módosíthatóak.
- A lista tartalmaz egy „Visszatartás” oszlopot, aminek a segítségével a felhasználó megjelölheti azokat az iratokat, amelyeket – bár az irattári terv vagy az eltelt idő alapján már selejtezni kellene – vissza kíván ettől tartani, mert a kapcsolódó ügy miatt még a továbbiakban is szükség van rá. Erre nemcsak egyesével, hanem csoportosan is van lehetőség a „Csoportos visszatartás” parancsgomb segítségével. Ezzel az egy-egy irattári tételhez tartozó összes iratot egyetlen művelettel visszatarthatjuk. A visszatartás mindig egy teljes ügyiratra vonatkozik, ez azt jelenti, hogy a program a kiválasztott iktatószámhoz tartozó összes alszámot egyetlen mozdulattal kijelöli visszatartásra. A visszatartott iratok sora világoszöld színnel aláfestve jelenik meg.
- A lista a szokásos módon rendezhető és szűrhető. A sötétzöld alapszínű fejlécmező jelzi, hogy a lista melyik oszlop szerint rendezett. A világoszöld oszlopok szerint rendezhetjük a listát úgy, hogy a fejlécbe bal egérgombbal duplán kattintunk. A világoszöld, ill a világoskék oszlopok fejlécébe a jobb egérgombbal kattintva szűrhetjük azok tartalmát úgy, hogy a megjelenő szűrőablakban megadjuk a szűrési feltételt. Ez minden esetben úgy jelenik meg, hogy megfeleljen a szűrni kívánt adat természetének (listás, szöveges, dátumintervallum stb.).
- Miután eldöntöttük, mely iratokat akarunk a selejtezésből visszatartani, kinyomtatjuk a Visszatartási listát és a Selejtezési listát. A visszatartási lista tételes, minden irat külön sorban fog megjelenni. A selejtezési lista ezzel szemben összevontan tartalmazza a selejtezésre váró iratokat évkör, irattári tételszám és irattári témakör-dosszié szerint. Rendezettsége irattári tételszám szerinti.
- A listák elkészítése után elvégezhetjük a tényleges selejtezést. Ennek során a program a selejtezésre váró iratokat törli az adatbázisból és bemásolja a selejtezett iratok állományába.
- Ha a selejtezés végrehajtása előtt kilépünk, semmi nem történik, a program nem tárolja a közbülső állapotot (pl. visszatartásokat), újrakezdéskor a munkafolyamatot újra kell kezdeni.