#### Word irat (belső, kimenő levél) iktatása

A belső és kimenő levelezés kezelése lehetővé teszi, hogy a Microsoft Word segítségével készített iratokat automatikusan iktathassuk.

Ehhez a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1) A DIGINET.DOT makrócsomag telepítése, mely az alábbi 2 új menüpontot (Aláírásra váró irat…, Iktatás) hozza létre a Word menürendszerében:

2) Az Intézmény által elfogadott szabvány szerint legyenek megírva az iktatni kívánt levelek.

Az iktatás végrehajtása:

Miután megírtuk a levelet a Word programban, válasszuk a főmenü Fájl menüjét.

Ezután kétféle eset állhat fenn. Vagy aláírásra vár a levél, vagy már aláírt, és rögtön iktatható.

Ha aláírásra vár, akkor a Fájl/Aláírásra váró irat… menüpontot választva, felvesszük a hasonló tulajdonságú iratok listájába, melyek a következő ablakban szerepelnek:

– Ha már aláírt levélről van szó, azaz azonnal iktatható állapotú, akkor válasszuk a Fájl/Iktatás menüpontot, és hajtsuk végre a további lépéseket már az iktatóprogram keretein belül. Ha az iktatóprogram az adott gépen éppen nem fut, akkor a Word elindítja, ha már fut, akkor aktív ablakként az előtérbe felhozza. Ennek során a Word iratból automatikusan kiveszi a program azokat az adatokat, amelyeket az iktatás során felhasználtunk. A jelenlegi beállítások szerint ezek a következők:

- Feladó
- Címzett
- Aláíró
- Tárgy
- Mellékletek száma
- Ügyintéző

  ###### A funkciógombok részletezése

  A Felvétel gombbal vehetjük fel ezt is a listába, mellyel a továbbiakban a megajánlott műveletek hajthatók végre (Megtekintés, Módosítás, Iktatás, Törlés).

  Megtekintés: Lehetőségünk van a listából való kiválasztás után megtekinteni a már megírt levelet.

  Módosítás: A listában szereplő iratok módosítására szolgál.

  Iktatás: Ha már aláírt állapotba került az iktatni kívánt levél, akkor ezen gomb választásával iktathatjuk is, melynek részletezése a Fájl/Iktatás pontnál leírtakkal megegyező.

  Törlés: Ha nincs szükség a továbbiakban a listában szereplő levélre, akkor ezzel kijelölés után törölhetjük a listából.

  –Ha már be vagyunk jelentkezve a programba, akkor menjünk az Iktatás/Új irat iktatása menüpontra, ha nem, jelentkezzünk be, és szintén válasszuk ezt a menüpontot.
  Ezután egy üres adatlap jelenik meg:

  Itt válasszuk ki a megfelelő Mozgásirányt (Bentről ki, Belső) és az alábbi ablakon az Igen gombot.

  Ekkor a Word iratból kinyert, az iktatáshoz felhasználandó adatokkal feltöltődnek a megfelelő mezők, ezután minden az előző, Új irat iktatása menüpontban leírtakkal megegyező.