Ha nem csak az aktív iratok között szeretnénk keresni, lehetőségünk van az archív állományokban is szűrni, csak ki kell jelölni ezt a lehetőséget a jelölőnégyzet segítségével.
A Beállítások gomb lehetőséget ad az előzetes keresési feltételek megadására az alábbiak szerint:
A Szerződés szám és a Külső szám mezők esetében az Elofelt mezőbe beírt karaktereket a program az előző képernyőn megadható szűrési feltétel elé illeszti. Ezt akkor célszerű alkalmazni, amikor valamelyik mező, amelyre szűrni akarunk, mindig egy meghatározott karaktersorozattal kezdődik. A Hossz mezőbe beírt számmal korlátozhatjuk az összehasonlítandó adatok hosszát. Tehát ha valamelyik mezőnél a Hossz mezőbe pl. 6-ot írunk, akkor az összehasonlítás csak 6 karakter hosszban fog történni.
Ha kitöltöttük a táblát a megfelelő szűrési feltételekkel, akkor a következő listát kapjuk eredményül:
Az így megadott szűrőfeltételekkel a listát tovább szűkíthetjük, különböző szempontok szerint egymástól függetlenül is. A beállított szűrési feltételek részlegesen vagy teljesen törölhetők is. A teljes törléshez hívjuk elő a szűrőablakot, és egyszerűen nyomjuk meg a „Szűrő törlése” gombot. Ha a beviteli mezőbe szöveget írunk, vagy a listából szervezeti egységet választunk, akkor az így keletkező feltételnek megfelelően a program a törölt sorokat visszahozza.
Ha az Azonosító mezőre az egér bal gombjával duplán rákattintunk, akkor annak címkéje automatikusan Iktatószámra változik és a lista év-szervezeti egység-iktatószám-alszám szerint növekvő sorrendben, ha a többi világoszöld fejlécmező valamelyikére kattintunk duplán, azok szerint növekvő sorrendben lesz rendezve és a rendezettség jelzésére a fejléc háttérszíne sötétebb zöldre vált. Ha erre a fejlécre ismételten duplán rákattintunk, a lista az alapsorrendre (év-azonosító) áll vissza, amit a világos- és sötétebb zöld színkódok is jeleznek.
Miután végrehajtottuk a kívánt szűrési, rendezési beállításokat, lehetőségünk van megnézni a kiválasztott iratot, melynek adatlapja a Megtekintés gombbal nyitható meg.