Az Intézménnyel kapcsolatban álló partnerektől nap mint nap nagyszámú, különféle papír alapú irat, valamint elektronikus üzenet érkezik. Ezekkel kapcsolatban az első feladat az, hogy a beérkezés után biztosított legyen a megbízható nyilvántartásba vétel, az iratok gyors iktatása után kerüljenek számítógépes nyilvántartásba mindazok az alapvető adatok, amelyek alapján az irat garantáltan azonosítható, visszakereshető. Rögzítsék az irat elintézési határidejét és határozzák meg az Intézményen belül azt a szervezeti egységet, amelynek feladata lesz az iratban megfogalmazott üggyel kapcsolatban intézkedni. Hatékony és megbízható eljárások segítségével legyen lehetőség az un. „aktásításra”, azaz az iktatott irat az iktatással egyidejűleg történő más iratokkal való összekapcsolására.
A második feladat az Intézmény ügyintézői gyakorlati munkájának segítése, azaz az iratok, illetve a hozzátartozó dokumentumok gyors előkeresése és megjelenítése, továbbítása, menedzselése, az irat által képviselt ügy figyelemmel kisérése. Fontos, hogy egy-egy irat sorsát, az általa képviselt ügy állását könnyen és gyorsan ellenőrizhessük.
Legyen lehetőség az Intézmény irattári tervének a rendszerbe való integrálására, hogy az iktatás során az irat az irattári besorolását is megkapja. Biztosítsa az iratok archiválást, az irattári tételek kezelését, kölcsönzését, selejtezését.
Nem elhanyagolható szempont a rendszerbe kapcsolt ügyintézők munkájának vezetői ellenőrzése.
A rendszer legyen képes rugalmas és adminisztrálható módon más informatikai rendszerekkel kapcsolatot tartani, iktatott leveleket, dokumentumokat naplózva elektronikusan továbbítani.
A jogosultsági szintek kialakításánál vegye figyelembe az Intézményi hierarchiát, és ezen felül legyen lehetőség a tárolt adatlapokhoz, valamint a hozzá tartozó tartalmakhoz való hozzáférés finoman szabályozni. A széles rendszergazdai funkciók mellett teljes körű naplózást biztosítson, ki, mikor, mit csinált (iktatás, küldés, lekérdezés, listák, nyomtatások stb.) a rendszerben.
A fentiekben vázolt problémakörök kezelésére fejlesztette ki a BIS-Inform Kft. a DigiNet iktató, irat- és ügyfolyamat-kezelő rendszert. A rendszer fejlesztése 1990 óta folyamatosan történik, 1991-ben és 1996-ban Vásárdíjat kapott. A DigiNet IBM PC kompatibilis gépen, illetve lokális hálózaton futó, 32 bites, Microsoft Windows alapú alkalmazás. Ennek megfelelően kezelői felülete követi az egyéb Windows alkalmazásokban kialakult szokásokat. Vezérlése a Windows-ban szokásos kezelőszervek (legördülő menük, nyomógombok, választógombok, kombinált és hagyományos választólisták) segítségével történik.

A rendszert az alábbi főmenük segítségével lehet kezelni:

• Be/Kijelentkezés
• Iktatás
• Lekérdezés
• Nyomtatás
• Irattározás
• Törzsállományok