E-mailek iktatása

Az Outlook levelező programban az iktatandó levél megnyitása után a Fájl menü Iktatás menüpontjára kattintva indul el a beérkezett e-mail csatolásának folyamata a DigiNet rendszerben.

A DigiNetbe való bejelentkezés után a felhasználó dönthet, hogy egy már meglévő irathoz kívánja-e csatolni az e-mailt vagy egy új iratot rögzít a programban az Új irat iktatása menüpontot választva, és ahhoz csatolja a szóban forgó e-mailt.

E-mail csatolás létező irathoz

Ha egy meglévő irathoz kívánja csatolni az e-mailt, akkor az irat kikeresése után a @ parancsgombra kattintva és OK választ adva, a DigiNet elmenti az e-mailt a hozzá tartozó összes melléklettel együtt, írásvédetten.

Ha a felhasználó az Új irat iktatása menüpontot választja, akkor az e-mail tartalmának megfelelően kitölti a mezőket, hasonlóan egy postai úton beérkezett irathoz és a Mentés gombbal elmenti az iratot.

A Mentés gomb megnyomása után a képernyő alsó sávjában található @ (e-mail) parancsgomb aktívvá válik.

A @ parancsgombra kattintva és OK választ adva a DigiNet elmenti az e-mailt és a hozzá tartozó összes melléklettel együtt, írásvédetten.

A csatolás után a @ parancsgomb írásmódja félkövérre vált jelezvén, hogy az adatlaphoz e-mail tartozik. A csatolt e-mailt a továbbiakban a DigiNet tárolja, a felhasználó a saját Outlook mappáiból törölheti.
A csatolt e-mailek a @ parancsgombra kattintva megtekinthetőek.
Intézkedések
A DigiNet beépített elektronikus postaszolgáltatással rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy az Intézmény ügyintézői a rendszerben tárolt iratokat, ill. az azokhoz kapcsolódó intézkedéseket egymáshoz továbbíthassák.
A továbbítás alapja mindig az irat elektronikus adatlapja. Ehhez kapcsolódhatnak szkennerrel beolvasott, digitalizált eredeti iratlapok, valamint az irattal kapcsolatban született intézkedések. Az elektronikus postaszolgáltatás célja az, hogy az ügyintézők munkájuk során mindig célirányos, rendszerezett információt kapjanak teendőikről, elektronikusan regisztrálhassák munkájuk eredményeit, döntéseit.
A már iktatott adatlapot a lekérdezés menüpont valamelyik lehetősége szerint a képernyőre lehívva intézkedések hozzáfűzésével lehetőség nyílik az adatlap továbbítására más szervezeti egységekhez a szükséges intézkedések megtétele céljából. Ebből a célból egy listalap jelenik meg a képernyőn az Intézkedések fül választásával. Új intézkedés felvétele.
Az intézkedések szolgálnak az intézményen belüli munkafolyamat kezelésére. Az illetékes szervezeti egység kijelölt ügyintézője másokat is bevonhat az ügy elintézésébe, ez a folyamat követhető nyomon az alábbi táblázat segítségével.
Az Intézkedések fül választásával egy listalap jelenik meg a képernyőn az alábbi ábra szerint. Új adatlap esetén a lista táblázata még üres.

A lista alján tüntettük fel a jelzések magyarázatát, melyek alapján megállapítható, hogy az adatlaphoz tartozó egyes intézkedések milyen állapotban vannak. Ha a sor fehér maradt, az adatlap ill. az intézkedés nem került még elküldésre. Az elküldött adatlap zöld színűvé válik és a zöld színt a továbbiakban is mindig megtartja. Ha a címzett ügyintéző a postaládájából átvette az adatlapot, a sor betűi megvastagodnak. Visszautasítás esetén a normál betűs sor át lesz húzva egy vékony vonallal, és a lezárást, tehát az intézkedésben megfogalmazott kérés teljesítését dőlt vastag betűs sor jelzi.
Az Int.nyomt. feliratú gomb segítségével a képernyőn látható tételeket megfelelően megformázva papírra is kinyomtathatjuk.
A lista oszlopainak feliratai érthetőek, külön magyarázatot nem igényelnek. Az egyetlen kivétel az utolsó keskeny oszlop ?felirata. Ennek az oszlopnak a célja a Készült válaszirat jelzése, ami a sor utolsó cellájára való rákattintással történik.
Itt a válasziraton olyan szövegszerkesztővel vagy írógéppel készített iratot értünk, amely az adott ügyhöz kapcsolódik, de nem kerül be a DigiNet által tárolt iratok közé.

Új intézkedés

A gomb használatával rögzíthetjük a listában a soron következő intézkedést. A gomb megnyomására kinyíló kis ablakban sorra megtalálhatók a lista rovatai, melyek kitöltését is legördülő menük segítik.
Az intézkedésekhez tartozó legördülő menüt a Törzsállományok&ndashSzabványintézkedések állományában tölthetjük fel (Csak a rendszergazdák tölthetik fel)

Új intézkedések ablak kitöltése

Az intézkedés Saját nyt. szám: rovatát és „Készült válaszirat” jelzőjét csak a címzett töltheti ki, a küldő számára ezek inaktívak.
A Dátum: mezőt a program automatikusan tölti fel aznapi dátummal és a létrejöttekori pontos idővel, Nem módosítható.
Az Intézkedés: mező a „Szabványintézkedés” szótárállomány alapján képzett legördülő menüből választható ki,
A Címzett: A „Szervezeti egységek” törzsállományt tartalmazó szótár alapján képzett legördülő menüből választható ki. A címzett ügyintéző: az „Ügyintézők” törzsállomány alapján képzett legördülő menüből választható ki. Ha az adott szervezeti egységnél van kiemelt ügyintéző, akkor a program annak nevét automatikusan felkínálja a címzett szervezeti egység megadása után. A program a legördülő menüben azokat az ügyintézőket kínálja fel, akik a választott szervezeti egységhez tartoznak.
A Részhatáridő: mezőbe azt a dátumot kell beírni, amikorra a küldő ügyintéző a címzettől az igényelt intézkedés elvégzését kéri. Induláskor a program automatikusan beírja ebbe a mezőbe az irat véghatáridejét, amelyet a kezelő módosíthat. Ez a dátum nem lehet korábbi a napi dátumnál.
Ha a küldő az irat véghatáridejénél későbbi határidőt ír be, akkor a program figyelmeztetést ad, de megerősítés után elfogadja a kezelő által beírt dátumot.
A Megjegyzés: mezőbe a kért intézkedéssel kapcsolatban szükségesnek tartott szabad szöveges információ írandó.
A felsorolt mezők feltöltése után az intézkedést mentéssel kell rögzíteni. Ezután az intézkedés a Továbbítás gomb megnyomásával kerül a címzett postaládájába. Ha a továbbítás megtörtént, akkor ez az intézkedés a küldő számára többé nem módosítható, és természetesen még egyszer elküldeni sem lehet. A küldő egy vagy több újabb Új intézkedéssel egyidejűleg több címzettnek is elküldheti ugyanazt az adatlapot.
A Mentés és Kilépés gombok megnyomása után az adott intézkedés a küldő számára még módosítható, amíg azt még nem továbbították. Ehhez az Intézkedések fül lenyitása után látható táblázatban az adott sor „Nyt. Szám” rovatába kell az egérrel duplán belekattintani. Ekkor a korábbiakban bemutatott ablak jelenik meg, amelyben az intézkedés módosítható (pl. szöveges megjegyzéssel egészíthető ki).
A Lezárás gomb használata a küldő számára lehetővé teszi, hogy az általa létrehozott intézkedés sor állását lezárja anélkül, hogy a címzett megtette volna ezt. Erre szükség lehet pl. téves küldésnél vagy egy már elintézett intézkedésnél.
Figyelem! Mentés és Kilépés gombok megnyomása után az Intézkedés listában a sor még nem színezetten jelenik meg, csak továbbítás után válik ez a sor is zölddel színezetté.
A továbbított adatlap a címzett postaládájába kerül. A postaláda a Lekérdezés>Postaláda menüpontból érhető el.