Irat Minta alapján


Minta alapján való lekérdezésnél a keresés alapja az általunk keresési feltételekkel valamilyen mértékben kitöltött adatlap. Az adatlapokon megszokott mezőkön kívül kialakításra került egy „Általános keresés” mező és egy „Keresésnél az archív terület hozzákapcsolása” jelölőnégyzet is. Az általános keresés mezőbe beírt szöveget a program a következő mezőkben keresi: Aláíró, Tárgy, Partner állandó ill. Partner egyszeri valamint Megjegyzés. Amennyiben egyes adatlapokon az előbb felsorolt mezők bármelyikében előfordul az Általános keresés-be beírt szöveg (logikai „vagy”) és a többi mezőkbe beírt feltételeknek is megfelelnek ezek az adatlapok (logikai “és”), ezeket a program kilistázza. A „Keresésnél az archív terület hozzákapcsolása” bekapcsolt állapota csak az adott keresési menetre vonatkozik. Állandó beállítása a Be/Kijelentkezés>Beállítások>Környezet menüpontban lehetséges. Ennek hatására a rendszer az aktív és archív területet egybevontan kezeli és egy menetben mindkettőben keres.
Ha a „Keresésnél az archív terület hozzákapcsolása” bekapcsolt állapotban van, a lekérdezés gyorsabbá tehető preferált szervezeti egység kijelölésével. Így, ha a kiválasztott szervezeti egységnek van archív részhalmaza, a keresés ebből a részhalmazból történik, ami sokkal gyorsabb elérést tesz lehetővé.
A „Szerv. egys”, „Témakör”, „Dosszié” mezőkben az érvényes és érvénytelen (Törzsállományok>Szerv. egys., Témakör, Dosszié) tételek egyaránt megjelennek, lehetséges tehát a keresés például egy szervezeti egység régi, már megváltozott neve alapján is.
Ha a Be/Kijelentkezés>Beállítások>Környezet lapon a „Keresésnél az elődök-utódok öröklődése” bekapcsolt állapotban van, akkor a sablonképernyő megjelenésekor a „Keresésnél az elődök-utódok öröklődése” jelzőt bekapcsolt állapotban lesz. Így a kiválasztott szervezeti egység összes régi, már érvénytelen, és az érvényes nevéhez tartozó tételek is bekerülnek a listába. Ha nem akarjuk, hogy a kiválasztott szervezeti egység elődeinek, illetve utódainak iratai is bekerüljenek, akkor ezt a jelzőt kikapcsolhatjuk. Ha azonban a fenti jelző kikapcsolt állapotban jelenik meg, akkor ez azt jelenti, hogy nincs is lehetőségünk bekapcsolni (a rendszergazda kapcsolhatja be), így az előd és utód szervezeti egységek iratait nem fogjuk látni.
Minél több szempontot adunk meg, annál szűkebb lesz a program által kiválasztott iratok köre, mivel annál kevesebb lesz a feltételnek megfelelő irat. Tehát egyre több keresési feltétel megadásával szűkíthetjük le a kívánt mértékűre a kiválogatott dokumentumok körét.
A dőlt betűvel jelölt mezők valamilyen -tól -ig (számmal vagy dátummal kitölthető) intervallumot jelölnek. Ha a mező neve vékony dőlt betűkkel van írva, akkor az intervallum kezdetét látjuk beírva. Ha vastagon van szedve a mező neve, akkor az intervallum végét látjuk. Az intervallum elejéről a végére az egér jobb gombjával válthatunk, fordítva viszont a baloldali gomb kétszeri kattintásával.
Ha nem írunk be egyetlen mezőbe sem adatot, akkor a Keresés gomb megnyomására az összes aktív iratot tartalmazni fogja a lista.
A megkapott lista tehát még mindig több iratot tartalmazhat, melyek közül kiválasztás után a Megtekintés gomb megnyomásával nézhetjük meg a kívánt irat adatlapját.