Központi irattárba adás
Az egyes szervezeti egységeknél kezelt és kézi irattárban tárolt iratokat az intézménynél meghatározott idő elteltével (2 év) – ha addig nem selejtezték – központi irattárba kell helyezni. A központi irattárban adott a hely és a feltételek az iratok hosszabb távú biztonságos és visszakereshető tárolására. A DigiNet irattározási modul segítségével a szervezeti egységek kiemelt ügyintézői, vagy az irattáros kezelheti ezt a folyamatot. Az elvégzendő munka lépései a következők:
A „Központi irattárba adás” menüpont választása a főmenüből. Ennek hatására a rendszer kiválogatja és egy listában megjeleníti azokat az iratokat, amelyeket az eltelt idő alapján központi irattárba kell adni. A megjelenő képernyő sokban emlékeztet a selejtezésnél látottra. Használhatóak a rendezés, szűrés és a csoportos visszatartás eszközei a selejtezési listával azonos módon.
A különbségek a következők: az iratlista a visszatartást szolgáló jelölőnégyzet-oszlop mellett tartalmaz egy, a dobozba helyezés elrendelésére szolgáló oszlopot is. A táblázatos lista csak a képernyő felső felét foglalja el. Alatta baloldalt látható az adott szervezeti egység részére rendelkezésre álló tároló dobozok listája, jobboldalt pedig a kiválasztott tároló doboz stilizált képe, benne az adott tároló dobozban levő iratok listájával.
A dobozba helyezés is – a visszatartáshoz hasonlóan – teljes ügyiratra vonatkozik, vagyis egy adott iktatószámhoz tartozó összes alszámot együtt mozgatunk. A dobozba helyezésre kijelölt iratok sorait a program halványlila színnel festi alá. Ha töröljük a pipát egy jelölőnégyzetből, az adott iktatószám összes alszámából is törlődnek a pipák.
A „Dobozba helyezés” parancsgombbal helyezhetjük át a kiválasztott iratokat a listából (vagyis az asztalunkról) a tároló dobozba. Ezeket a tételeket a program a közös iratlistában a továbbiakban áthúzva jeleníti meg. A dobozba helyezés tényét vizuális effektusok is jelzik: a stilizált doboz kontúrja bordóra, míg a doboz előlapját alkotó lista háttérszíne sárgára vált néhány másodpercre, emellett a lista frissül, jelezvén, hogy a doboz befogadta a behelyezett iratokat. Az irat adatlapjába a program beírja a tároló doboz számát.
A dobozból a behelyezett iratok kivehetőek (tévedés történt, nem fér bele stb). ezt úgy érjük el, hogy az egérrel a dobozra kattintunk. Ekkor a doboz kontúrja élénk piros színűre változik. A korábban „Dobozba helyezés” feliratot viselő parancsgomb „Dobozból kivét” feliratúra változik, betűszíne a dobozzal azonos élénkpirosra vált. A dobozból a kivenni kívánt iratok mozgatásánál lehetőség van arra, hogy egy ügyiratot teljes egészében, vagy valamelyik alszámát külön vegyük ki a dobozból, a kivétet is vizuális effektusok kísérik: a dobozban levő lista frissül, háttérszíne halványpirosra vált néhány másodpercre.
Miután végeztünk a visszatartásokkal és a leadni kívánt iratok dobozokba való elhelyezésével, el kell készíteni a hiánylistát a visszatartott iratokról (ez a selejtezéshez hasonlóan tételes lista) és az irattárba adási listát, amely összegezve tartalmazza a leadni kívánt iratokat. Tartalma: évkör, irattári tételszám (eszerint rendezett), irattári témakör és dosszié, a selejtezés tervezett éve, valamint az érintett iratok iktatószámainak felsorolása.
A listák elkészítése után következik az irattárba adás véglegesítése. Ennek során a program a dobozokba helyezett iratok státusát ellenőrzi és a még folyamatban levőket lezárja, az aktív állományban levőket áthelyezi az archív állományba, ezen felül kitölti a központi irattárba adás dátumát a naptár szerinti dátummal, az ezt végrehajtó ügyintéző helyére pedig bekerül az, aki be volt jelentkezve a fenti műveletsor végrehajtása során.
Ha a képernyőből kilépünk a munka befejezése előtt, akkor a program részlegesen tárolja a közbülső információkat. Ez azt jelenti, hogy a következő belépéskor a dobozok abban az állapotban őrződnek meg, ahogy a kilépéskor hagytuk őket, de a visszatartások nem tárolódnak.
