Iktatás
Az Iktatás menü felkínálja az ügyintézőnek az üres adatlap formát, melyet többségében legördülő menük segítségével tud egyszerűen kitölteni. A legördülő menük felkínálják az adott kérdésre adható válaszok lehetséges változatait. Az adatlap a kitöltés után mentéskor kapja meg az intézményi azonosító számot, valamint az iktatószámot, amennyiben automatikus iktatószám-képzést állítottunk be a Beállítások menüben. Ezek a továbbiakban már semmiképp sem módosíthatóak. Amennyiben az iktatószám-képzés manuális módon történik, akkor az adatlap mentése után az iktatószám sorában megjelenő kis fehér négyzetbe az egér jobb gombjával belekattintva megkapjuk a sorban következő iktatószámot. Ezt jóváhagyhatjuk vagy átírva ezt egy előző iktatószámra, akkor a megadott iktatószám következő alszámára mentjük el az anyagot.
Figyelem! Az adott iktatókönyv első használatba vételekor az induló érvényes iktatószámot kell a fehér négyzetbe írni!

Új irat iktatása


Ez a funkció biztosítja a beérkezett, illetve kimenő irat, valamint a belső iratok alapvető adatainak rögzítését, valamint az irathoz az azonosítószám automatikus hozzárendelését.
Új irat iktatásánál az alábbi ablak jelenik meg a képernyőn. Kitöltés után ez lesz a dokumentum adatlapja.
A rovatok egy részénél segítségképpen speciális ún. „legördülő menü” van beépítve, mely a kitöltéskor nagy segítséget jelent.

Általános irányelvek a legördülő menük használatához

  • A mezőbe belépéskor a lista automatikusan kinyílik, kilépéskor bezáródik.
  • Gépelésnél a következő betű begépelésénél a lista mindig az első egyező névre ugrik.
  • A program nem különbözteti meg a kis és nagybetűket, a szavakat elválasztó szóközök száma közömbös. Ha a fókusz a szövegmezőben van:
  • Enter – a beírt töredék szerinti első nevet felhozza a listából a szövegmezőbe, és a listát bezárja, egyúttal átlép a következő mezőbe, és a listát kinyitja
  • Mozgás a szövegmezőben az egérrel, illetve a jobb és bal nyíl gombokkal
  • Dupla kattintás a bal egérgombbal ill. Enter felhozza a listából a szövegmezőbe a kiválasztott adatsort, és a listát bezárja. Egyúttal átlép a következő szövegmezőbe, és a listát kinyitja.
  • Egy kattintás a jobb egérgombbal – ha több részadatot tartalmazó adatfajtában állunk, akkor egy kinyíló ablakban megmutatja a név melletti többi adatot. Itt mód van az adatok kiegészítésére, módosítására is. Jelenleg csak a Feladó/Címzettnél működik.
  • Enter vagy Ctrl–Enter – felviszi a szövegmezőben található nevet a törzsállományba, ha még nem szerepel benne Ha a fókusz a listában van
  • Enter – felviszi a kiválasztott nevet a szövegmezőbe és becsukja a listát
  • Egérgombbal – mozgás a listában
  • Dupla kattintás bal egérgombbal – ugyanaz, mint az Enter gomb hatása
    Az adatlap kitöltése:

    Mozgásirány:


    A mozgásirányt jelzésére három választási lehetőségünk van, figyelembe véve a levél útját. Egyszerű egérkattintással jelölhetjük ki a megfelelő meghatározást. A kiválasztott paraméter mellett kis pont jelenik meg a jelzőablakban. Három lehetőség közül kell választani: Kintről be, Bentről ki és Belső. A Kintről be mozgásirány csak a központi ügyintézői jogosultsággal rendelkező kezelők részére választható. A mozgásirány meghatározása egyben kijelöli a hozzátartozó adatbázist is (aláíró–, partner–, ügyintézői állomány).

    Partnertípus:


    A partnertípus kijelölésénél két meghatározás közül választhatunk. A kiválasztott paraméter mellett kis pont jelenik meg a jelzőablakban. Az Állandó partnerek nevét a Feladó/Címzett mező alatt lenyíló listában találhatjuk meg, és onnan választjuk ki a beíráshoz. Az egyszeri partnerek nevét minden új előforduláskor rögzíteni kell és ezek nem kerülnek be az állandó partnerlistába. Az olyan partnereket, akikkel nem folytatunk folyamatos levelezést Egyszeri partnerként, akikkel pedig állandó kapcsolatban vagyunk, Állandó partnerként célszerű felvenni. Az adatlap mentése után az egér jobb gombjával a partner mezőbe kattintva rögzíthetjük az adott partner részletes levelezési adatait.

    Érkezett/kelt:


    A levél érkezésének ideje, ill. kimenő irat esetén keletkezésének ideje. A program alaphelyzetben az aznapi dátumot ajánlja fel. Azonban az érkezés ideje nem feltétlenül egyezik meg minden esetben a rögzítés idejével (aznapi dátum), ezért lehetőségünk van megváltoztatni. Ehhez az egérrel kattintsunk az érkezés dátumát tartalmazó mezőbe, majd írjuk át a dátumot a kívánt értékre. Ha fontos itt lehet rögzíteni a beérkezés pontos idejét is (óra, perc).

    Ez a lehetőség csak az Új irat iktatása képernyőn áll rendelkezésre. Az adatlap későbbi megtekintésekor ez a mező már nem módosítható.

    Rögzítés dátuma:


    Megegyezik az éppen aktuális napi dátummal, melyet a program a rendszeridőből generál. Megváltoztatni nem áll módunkban.

    Külső szám:


    A külső szám rovatba írhatjuk be beérkező levél esetén a partner iktatószámát, mely a későbbi visszakeresésnél segítségünkre lehet.

    Szerződésszám (projekt szám, ügyfélszám, TAJ szám stb.):


    Ha van az intézményre jellemző ügyekre, ügytípusokra jellemző szám, úgy azt ebbe a mezőbe írhatjuk.

    Mellékletek száma:


    Amennyiben a dokumentumhoz tartoznak olyan mellékletek, melyeket nem tudunk vagy nem akarunk elektronikusan csatolni, itt rögzíthetjük darabszámukat.

    Digitalizált lapok száma:


    A Lapszám mezőt a program automatikusan tölti ki a beszkennelt lapok számának megfelelően. Nem módosítható csak újabb szkenneléssel.

    Feladó/Címzett:


    Legördülő menüvel ellátott mező, mely az állandó partnerek (külső vagy belső, a mozgásiránytól függően) nevével van feltöltve. A megfelelő név kiválasztását rövidítések könnyíthetik. Kiválasztás után vagy Enter, vagy az egérrel duplán kattintunk a névre, ekkor az beíródik a rovatba. A kiválasztott névre mutató egér jobb gombját megnyomva a névhez tartozó egyéb adatokat tartalmazó ablak jelenik meg.

    A mezőbe új nevet is be lehet gépelni, ebben az esetben a program a következő kérdést teszi fel: „Kívánja felvenni a következő nevet a szótárba? : NÉV ”. Ha igen, akkor az általunk beírt név bekerül a listába, ha nem, akkor a mező üres marad, és újra lehetőség van a legördülő menüből való választásra.

    Szerv. egység:


    Legördülő menüvel ellátott mező, mely a szervezeti egységek neveit tartalmazza. Innen választjuk ki annak a szervezeti egységnek a nevét, amely az irattal kapcsolatos ügyben illetékes.
    A listában az „Érvényes” jelzővel ellátott szervezeti egységek szerepelnek (Törzsállományok>Szerv. egys., Témakör, Dosszié). Ha egy meglévő irat felelős szervezeti egységét megváltoztatjuk és az iratnak volt iktatószáma, akkor törlődik, és a program az újonnan kijelölt szervezeti egység felelősének postaládájába értesítést küld „Illetékességből átadva” megjegyzéssel.

    Aláíró:


    Legördülő menüvel ellátott mező, mely az aláírási jogosultsággal rendelkező személyek illetve a külső aláíró partnerek nevét tartalmazza külön–külön ABC sorrendben. A kiválasztott nevet dupla egérkattintással, vagy Enterrel rögzíthetjük a mezőben. Ha a mozgásirány Bentről ki ill. Belső, akkor a belső aláírók, ha Kintről be, akkor a külső aláírók listája jelenik meg.

    Témakör:


    A mezőre kattintás után a legördülő menüben a levelezések során előforduló témákat látjuk rögzítve. Innen kell kiválasztanunk, hogy az aktuális dokumentum melyik témakörbe tartozik. Minden szervezeti egység saját egységes meghatározásokat alkalmaz. A listában az "Érvényes" beállítású témakörök szerepelnek (Törzsállományok>Szerv. egys., Témakör, Dosszié).

    Ha az adott témakör rendelkezik hozzárendelt irattározási adattal, akkor a program ezt automatikusan hozzárendeli az adott irathoz. A kezelő vizuális információt is kap erről, oly módon, hogy az Irattározás fül szegélyének színe halványzöldre vált. (A Témakörök módosítása, valamint az Irattári terv részhalmazainak átemelése iktatási témakörökbe a Törzsállományok/Irattározási alapadatok menüpontban állíthatók be).

    A kiválasztott névre az egér bal gombjával kétszer rákattintva, vagy Enterrel felvisszük azt a mezőbe. Csak az erre jogosultsággal rendelkezőknek lehetséges új témakör felvétele.

    Egy szervezeti egységen belül külön lehet szabályozni a témakörökhöz való hozzáférést.

  • I. Alapesetben mindenki mindegyik Témakörhöz hozzáférhet,
  • II. Csak a számára kijelölt Témakörhöz férhet hozzá,
  • III. Csak és kizárólag a kijelölt ügyintéző férhet hozzá a Témakörhöz.

    Dosszié:


    A témakörökön belül tovább csoportosíthatjuk az anyagokat dossziékba. (Figyelem: Nem feltétlenül tartozik minden témakörhöz dosszié!) A mező kitöltése szintén legördülő menü segítségével történik. Az erre jogosultsággal rendelkezők számára új dosszié felvétele lehetséges. Dosszié is rendelkezhet hozzárendelt irattározási adattal. Erre is érvényesek a témakörnél a fentiekben leírtak.

    A listában az "Érvényes" beállítású dossziék szerepelnek (Törzsállományok>Szerv. egys., Témakör, Dosszié).

    Ügyintéző:


    Ebbe a rovatba kerül az irattal kapcsolatban intézkedő ügyintéző neve. Az ügyintézők szervezeti egységek szerint vannak csoportosítva. A Szervezeti egység rovat kitöltése után az Ügyintéző legördülő menü rovatot megnyitva megtaláljuk az adott Szervezeti egységhez tartozó ügyintézők nevét, ebből választjuk ki azt, aki az adott irattal foglalkozni fog.

    Azonosítószám – Iktatószám:


    Az azonosítószám – iktatószám a DigiNet rendszerben paraméterezhető. A legáltalánosabban elterjedt forma a következő:
    Azonosítószám, 7 számjegy lehet. A program a beérkezés sorrendjében, növekvő sorrendben, hézagmentesen adja ki az iratok számára. Az egyes iratokhoz rendelt azonosítószámok egyediek, egy éven belül nem ismétlődhetnek. A számozás minden évben újra kezdődik.
    Szervezeti egység jelölése, kötőjel után annak a szervezeti egységnek az alfanumerikus kódja, amelynek feladatköréhez tartozik az irattal kapcsolatosan intézkedni.
    Iktatószám (max. 5 számjegy kötőjel után), ahol lehetőség van az egy ügyben keletkezett levélváltások alszámon történő nyilvántartására. Kitöltését csak az arra jogosultak végezhetik el. A jogosult személy a Szervezeti egység mező kitöltésekor, vagy a Mozgásirány jelölés „Kintről be” funkció bármi másra történő megváltoztatásakor írhatja be a megjelenő üres rubrikába a kívánt számot. A szám beírásakor a program ellenőrzi, hogy van e már ilyen szám. Ha igen, akkor az új iratot a soron következő alszámmal látja el (iktatószám alszáma).
    Az iktatószámhoz tartozó alszám. A szám módosítására csak felfelé van lehetőség, mivel a program által automatikusan felajánlottnál alacsonyabb számok már foglaltak.
    Négyjegyű évszám, az iktatás éve.

    Beérk./tov. módja:


    Lehetővé teszi az irat beérkezési, továbbítási módjának megadását legördülő menü segítségével. A legördülő menü tartalmát csak a rendszerfelelősi jogosultsággal rendelkezők bővíthetik.

    Intézkedési Határidő:


    A program által automatikusan felajánlott határidő jelenleg 21 nap. Az intézkedési határidő rovatba beíródó dátum tehát az aznapi dátum plusz 21 nap.

    A még le nem járt határidő kékkel, a lejárt határidő figyelemfelkeltésül pirossal íródik a képernyőre. Lezárt státusú iratnál a határidő színe fekete.

    A program által generált határidőt módunkban áll módosítani az általunk kívántra. A módosítás elvégzése után a beérkezési dátum esetleges módosításakor a határidő már nem változik meg, hanem marad az általunk beírt érték. A beérkezési dátumnál kisebb dátumnál a program figyelmeztetést ad.

    Előzmény:


    Önállóan kitölthető mező, melyben az adott irattal kapcsolatos előző levélre hivatkozhatunk az azon a levélen szereplő azonosítószám megadásával. Ha a mezőbe az egér jobb gombjával belekattintunk, akkor megjelenik a “Lekérdezés Minta alapján” funkció. A beírt keresési feltételeket teljesítő adatlapokról lista jelenik meg. Itt az utolsónak megnézett anyag azonosítószáma íródik be. Bezáráskor egy kis ablakban megjelenik az utolsónak megnézett anyag azonosító-iktatószáma, és amennyiben megfelel, az OK gomb megnyomásával bekerül az Előzmény mezőbe. Ha az előzmény mezőben egy érvényes iktatószám található, akkor erre az egér bal gombjával duplán rákattintva előhívhatjuk az adott iktatószámú irat adatlapját. Ezt gyakorlatilag korlátlan mélységben többször is megismételhetjük, így egy irat előzményeit időrendi sorrendben közvetlenül megtekinthetjük.

    Ügyirat típusa:


    A mező a dokumentum tartalmi jellegére vonatkozó meghatározást tartalmaz. Szervezeti egységtől független, szemben a Témakör – Dossziéval. Kitöltése legördülő menü segítségével történik. A legördülő menü tartalmát csak a rendszergazdai jogosultsággal rendelkezők bővíthetik.

    Ügy Állása:


    A meghatározás háromféle lehet: Folyamatban, Lezárva és Intézkedést nem igényel. A legördülő menüből az aktuális állapotnak megfelelő meghatározást választjuk ki és egérkattintással emeljük be a mezőbe. A program beérkező és belső iratnál automatikusan a Folyamatban, míg kimenő iratnál a Lezárva státust ajánlja fel.

    Postázva:


    A levél postázásakor a mező mellett található kis kockára kattintunk, ekkor ott megjelenik egy kis pipa (?), a mezőbe pedig beíródik az aznapi dátum. Amennyiben a postázás dátuma nem egyezik meg az aznapi dátummal úgy a dátum mezőbe ugorva, módosíthatjuk azt a kívánt értékre.

    Ha a pipát ismételt kattintással töröljük, a dátum is törlődik, ha a beírt dátumot töröljük, a pipa is törlődik.

    Tárgy:


    A levél tárgyával kapcsolatos bármilyen bejegyzést tehetünk a mezőbe terjedelmi korlátozás nélkül. Azonban érdemes a bejegyzést az irat lényegét leginkább kifejező szóval kezdeni, mivel egyes leválogatásoknál a listában szereplő tárgy rovatba beíródik az itt szereplő szöveg első néhány betűje, tehát a tárgyra vonatkozó legfontosabb gondolatok ott is láthatóak lesznek.

    A Tárgy mező mellett megjelenő TS (TárgySablon) gomb úgynevezett sablon tárgyak gyors beírására szolgál.

    Amennyiben többször ugyanazt a tárgyat van lehetőségünk Tárgy mezőbe írni, akkor a TS gomb megnyomására megjelenő ablakban szerkeszthetjük, illetve választhatjuk ki egy kattintással a tárgy szövegét. A TárgySablonban megjelenő sablon szövegek szervezeti egységre és ügyintézőre ia szűrhető.

    Megjegyzés:


    A mező kitöltésére nincs semmiféle megszorítás, tetszés szerint szabadon felhasználható ügyiratok kiegészítő információkkal történő ellátására.

    Mentés:


    Mentést csak akkor tudunk végezni (a gomb megnyomásával), ha a kötelezően kitöltendő mezőket kitöltöttük (ezek halványsárga színnel jelöltek). A mezők kitöltésének kötelezettsége függ a Mozgásiránytól. Csak a mentésnél kap a dokumentum azonosítószámot, melyet ezután már nem lehet megváltoztatni. Egészen idáig az azonosítószám helyén a Folyamatban felirat látható.

    A mentés elvégzése után az Új irat gomb megnyomására egy új, üres adatlap jelenik meg a képernyőn és folytathatjuk a rögzítést a következő dokumentummal.

    Adatlap Nyomtatása:


    Amennyiben szükséges, lehetőség van adatlap nyomtatására, amely az iktatásnál felvitt összes adatot tartalmazza, csak más formátumban. Nyomtatáshoz az egérrel a gombra kattintunk. A kinyomtatott adatlapokat lefűzve tárolhatjuk. A nyomtatáshoz szükséges egy nyomtató csatlakoztatása a számítógéphez, vagy hálózati nyomtató elérése.

    Fedőlap Nyomtatása:


    A Fedőlap A/3 és A/4 papírméretben készülhet. Kinyomtatás után az A/3-as lapot félbehajtva belehelyezzük az iratot és azt a továbbiakban így tároljuk, illetve továbbítjuk az ügyintézési folyamatban résztvevő ügyintézők között. Az iratnak mindig a Fedőlapban kell maradnia az ügy intézése során, irattárba is csak ezzel együtt kerülhet.

    Digitalizálás:


    A funkció új iratnál mentéssel, régi iratnál módosítással aktivizálható. A Digitalizálás nyomógomb felirata vastag, ha az adott adatlaphoz tartozik digitalizált irat. Amennyiben a felirat vastag, de szürke, akkor van ugyan digitalizált irat, de az adott kezelő ezt nem jogosult megtekinteni. Ha a felirat fekete, akkor a kezelő jogosult a megtekintésre.

    A Digitalizálás nyomógomb megnyomásakor (bal egérgomb) a program a következőképpen reagál:

  • ha már van digitalizált iratkép, akkor azt megmutatja
  • ha még nincs, akkor a szkennerrel beolvassa (ehhez a szkennernek bekapcsolt állapotban kell lennie, papír behelyezve)

    A Digitalizálás nyomógomb jobb egérgombbal történő megnyomásakor a funkció részletes menüje jelenik meg. Ekkor a képernyő minden más kezelőszerve inaktív állapotba kerül.

    A menüpontok a következők:

  • Nyomtatás – az irat nyomtatása
  • Megtekintés – az irat megmutatása
  • Hozzáfűzés, csere – az irathoz további lapok hozzáfűzése, vagy a már meglévő oldalak lecserélése újabbakra
  • Elforgatás jobbra 90 fokonként
  • Elforgatás balra 90 fokonként
  • Méretigazítás (férjen be széltében az irat, vagy magasságban)

    A Digitalizálás gombra történő ismételt jobb gombos kattintás hatására a menü eltűnik csakúgy, mint a menüpont végrehajtása után.

    A DigiNet rendszer lehetőséget ad arra, hogy központi szkenneléssel, vonalkóddal való ellátással szkenneljen nagy tömegben iratokat. Ekkor az iktatás során a vonalkód segítségével csatolhatjuk az adatlaphoz a megfelelő iratot.