A belső és kimenő levelezés kezelése lehetővé teszi, hogy a Microsoft Word segítségével készített iratokat automatikusan iktathassuk.
Ehhez a következő feltételeknek kell teljesülniük:
1) A DIGINET.DOT makrócsomag telepítése, mely az alábbi 2 új menüpontot (Aláírásra váró irat…, Iktatás) hozza létre a Word menürendszerében:
Az iktatás végrehajtása:
Miután megírtuk a levelet a Word programban, válasszuk a főmenü Fájl menüjét.
Ezután kétféle eset állhat fenn. Vagy aláírásra vár a levél, vagy már aláírt, és rögtön iktatható.
Ha aláírásra vár, akkor a Fájl/Aláírásra váró irat… menüpontot választva, felvesszük a hasonló tulajdonságú iratok listájába, melyek a következő ablakban szerepelnek:
– Ha már aláírt levélről van szó, azaz azonnal iktatható állapotú, akkor válasszuk a Fájl/Iktatás menüpontot, és hajtsuk végre a további lépéseket már az iktatóprogram keretein belül. Ha az iktatóprogram az adott gépen éppen nem fut, akkor a Word elindítja, ha már fut, akkor aktív ablakként az előtérbe felhozza. Ennek során a Word iratból automatikusan kiveszi a program azokat az adatokat, amelyeket az iktatás során felhasználtunk. A jelenlegi beállítások szerint ezek a következők:
A Felvétel gombbal vehetjük fel ezt is a listába, mellyel a továbbiakban a megajánlott műveletek hajthatók végre (Megtekintés, Módosítás, Iktatás, Törlés).
Megtekintés: Lehetőségünk van a listából való kiválasztás után megtekinteni a már megírt levelet.
Módosítás: A listában szereplő iratok módosítására szolgál.
Iktatás: Ha már aláírt állapotba került az iktatni kívánt levél, akkor ezen gomb választásával iktathatjuk is, melynek részletezése a Fájl/Iktatás pontnál leírtakkal megegyező.
Törlés: Ha nincs szükség a továbbiakban a listában szereplő levélre, akkor ezzel kijelölés után törölhetjük a listából.
–Ha már be vagyunk jelentkezve a programba, akkor menjünk az Iktatás/Új irat iktatása menüpontra, ha nem, jelentkezzünk be, és szintén válasszuk ezt a menüpontot.
Itt válasszuk ki a megfelelő Mozgásirányt (Bentről ki, Belső) és az alábbi ablakon az Igen gombot.
Ekkor a Word iratból kinyert, az iktatáshoz felhasználandó adatokkal feltöltődnek a megfelelő mezők, ezután minden az előző, Új irat iktatása menüpontban leírtakkal megegyező.