Lean szemlélet alkalmazása back office folyamatok fejlesztésében

Abstract

Lean szakmérnöki képzésem során számos példán keresztül ismerhettem meg a Lean szemlélet gyakorlati alkalmazását, különösen gyártó vállalatok környezetében. A képzés során egyértelművé vált, hogy a Lean módszertan hatékony eszközöket biztosít a folyamatok fejlesztésére, valamint a veszteségek azonosítására és csökkentésére. Ugyanakkor az oktatás során lényegesen kisebb hangsúly került arra, hogy a Lean szemlélet hogyan alkalmazható adminisztratív, irodai környezetben, illetve nem fizikai folyamatok fejlesztésére. A képzés ideje alatt egy szolgáltató vállalat back office területén dolgoztam, és a mindennapi működés során a vállalati folyamatokban számos olyan problémával találkoztam, amelyek jelentős adminisztratív veszteséget eredményeztek, különösen az információáramlás, a jóváhagyási folyamatok és a kommunikáció területén. Ezek a tapasztalatok alapozták meg dolgozatom témaválasztását. Dolgozatomban a Lean Office szemlélet alkalmazhatóságát vizsgáltam egy komplex, több szervezeti egységet érintő beszerzési folyamaton keresztül. A vizsgált folyamat sajátossága, hogy az időtényező, a bemeneti információk minősége, valamint a külső jóváhagyási és engedélyezési pontok egyaránt jelentős hatással vannak a működésére, és egyben nehezítik a folyamatos áramlás kialakítását. A kutatás során feltérképeztem a folyamat jelenlegi állapotát, azonosítottam a Lean szemlélet szerinti veszteségeket, valamint elemeztem az értékteremtő és nem értékteremtő tevékenységeket. Az elemzés rámutatott arra, hogy a folyamat legjelentősebb problémái nem elsősorban a tényleges feldolgozási időből, hanem a várakozási időkből, a decentralizált információkezelésből, valamint a többszintű jóváhagyási folyamatokból erednek. A vizsgálat eredményeként olyan fejlesztési javaslatokat fogalmaztam meg, amelyek célja a folyamat standardizálása, az információáramlás egyszerűsítése és az adminisztratív veszteségek csökkentése volt. A fejlesztési koncepció egyik legfontosabb eleme egy központosított támogató funkció kialakítása, valamint egy standardizált adatbekérő rendszer és központi beszállítói adatbázis alkalmazása lett. Dolgozatom célja annak bemutatása volt, hogy a Lean szemlélet nem kizárólag termelési környezetben alkalmazható hatékonyan, hanem megfelelő adaptációval adminisztratív folyamatok fejlesztésére is alkalmas módszertani keretet biztosíthat.