Ma már szinte elképzelhetetlen, hogy egy vállalkozásnak, az ügyviteléhez kapcsolódóan ne legyen valamilyen számítógépes nyilvántartása. Ezek az informatikai rendszerek nem csak a megoldásokban, de a minőségben is nagyfokú különbségeket mutatnak. Vannak átgondolt, következetesen felépített integrált adatkezelést biztosító rendszerek, és átgondolatlan ötletszerű megoldások, egymástól elszigetelt rendszerek, akár többszörös redundanciát tartalmazó adatbázisokkal. Ha a nyilvántartások nem pontosak megkérdőjelezhető, hogy az erre alapozott vezetői döntések mennyire korrektek. Minden vállalkozás a vevői és szállítói partnereire alapozva végzi tevékenységét, ezért az ügyféladatok pontos, megbízható, átgondolt, redundancia mentes kezelése kiemelkedő jelentőségű. A nagyobb szolgáltatók (víz, gáz, telefon szolgáltatók), állami hivatalok (NAV, TB) egyedi azonosítót rendelnek ügyfeleikhez és ez minden ügyintézéshez megkövetelik ennek használatát. Nem minden vállalkozásnál van lehetőség egyedi azonosítók használatára, ezért név és cím alapján próbálják elvégezni a beazonosítást, de a névazonosságok, gépelési hibák, következetlen rövidítések miatt ez sok hibalehetőséget tartalmaz. Még nagy odafigyelés mellett is kerülnek be ismétlődő adatok a különböző nyilvántartási rendszerekbe. Különösen nagy problémát jelent, amikor a redundáns adatokat tartalmazó egyedi rendszerek adatait közös ügyféltörzsbe szeretnék integrálni. Ilyen esetekben csak hosszas előkészítő munka után lehet kialakítani az ügyfél törzsadatot. Ehhez a munkához gyakran használják az Excel táblázatkezelő által nyújtott szolgáltatásokat. Az ügyviteli programok, vállalatirányítási rendszerek jelentős része támogatja az adatok Excelbe történő importálását és exportálását. A Windows operációs rendszer révén a felhasználók körében is népszerű ez a táblázatkezelő program. Az adatokkal való munkát az ehhez hasonló programok nagyban elősegítik, köszönhetően az egyszerűen áttekinthető felhasználói felületnek és a könnyű kezelhetőségének. Az interaktív használat mellet az Excel lehetővé teszi felhasználók számára makrók vagy VBA alkalmazások készítését is. Ez nagyon hatékony eszköz az algoritmizálható, ismétlődő feladatok megoldására. A legtöbben azonban e lehetőséggel nincsenek tisztában, vagy az ehhez szükséges programozási ismeretekkel nem rendelkeznek. Szakdolgozatomban szeretnék bemutatni egy olyan módszert, ami elősegíti a Libra3s integrált ügyviteli rendszer bevezetése és a külső rendszerek integrálása során előforduló ügyféladat redundanciák kiszűrését és ezzel korrekt nyilvántartás megvalósítását. Ehhez készítetem el a Microsoft Excel 2007 felhasználásával, azt a VBA alkalmazást, ami a külső rendszerből történő ügyféladat betöltése előtt különböző adatok alapján teljes és nem teljes egyezőségeket keres és lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy interaktív módon beavatkozzon a nem teljes egyezőségek elbírálásába. A program használatához az összehasonlítandó adatokat az Excel munkalapokra kell betölteni a különböző adatbázisokból. Ehhez szakdolgozatom első részében összefoglalom azokat az ismereteket, amelyek szükségesek ennek a feladatnak az elvégzéséhez: A Libra3s ügyféladat kezelése és tárolása A Libra3s Interface modul szolgáltatásai A Libra3s adatbázis elérése, adatok kiolvasása ODBC adatkapcsolaton keresztül A szakdolgozat további részében ismertetem a program használatát a felhasználók számára és végül, részletesen bemutatom program kódszintű működését. Szakdolgozatom készítéséhez a nyíregyházi RutinSoft Számítástechnikai Kft-től kaptam segítséget. A cég a több éve forgalmazza a Libra3s integrált ügyviteli rendszert, ami a budapesti LIBRA Szoftver Zrt. által fejlesztett alkalmazás. Referenciáik közt megtalálhatóak a kormányzati, az egyházi, a pénzintézeti, az ipari szolgáltatói szektor szervezeti egységei mellett a könyvelőirodák és a különféle tevékenységi körrel rendelkező kis- és középvállalkozások is. A LIBRA3s integrált vállalatirányítási rendszert több mint 600 cég, közel 3000 felhasználója alkalmazza országszerte, széleskörű választási lehetőséget nyújtva az egy-két modulos működtetéstől a komplett rendszerig. A RutinSoft Kft-nél lehetőségem volt megismerkedni a Libra3s integrált ügyviteli rendszer bevezetése és használata közben előforduló ügyféladat kezelési problémákkal. Használhattam a program demo verzióját és lehetőséget kaptam betekinteni a valós körülmények között működő rendszer adataiba. A cég dolgozóitól sok értékes tanácsot kaptam a szakdolgozatom összeállításához, amit ezúton is szeretnék megköszönni. Remélem, hogy az elkészült alkalmazás segíteni fogja munkájukat közeljövőben tervezett újabb Libra3s modul bevezetése során.