Dolgozatomban próbáltam részletesen taglalni a fehérgyarmati okányiroda ügyintézését egy egyéni vállalkozói igazolvány igényélésének ügyintézési szempontjai alapján. Először is a város önkormányzatának szervezeti felépítését tagltam. A hivatal 3 főosztálya a Műszaki, Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda, Pénzügyi és Oktatási Iroda és a Közigazgatási Iroda. Ezek közül a Közigazgatási Iroda keretében működik az okmányiroda. Itt folyik a közigazgatási okmányok ügyintézése. Az irodában csak egy ügyintéző van, aki rögzíti az adatokat és a beérkező kérelmeket iktatja. Az ügyintézés a lehetőségekhez képest elég gyors. Korszerűbb számítógépekkel ez az idő csökkenthető lehetne. Az ügyintézés másik lassító tényezője, hogy az ügyfélkaput csak egy másik külön gépről lehet elérni így az iktatott adatokat oda-vissza kell vinni a két gép között. Az EVIG rendszer szolgál az egyéni vállalkozói igazolványok igényléséhez szükséges adatok rögzítéshez és lekérdezésekhez. A program nem igényel túlságosan nagy teljesítményű gépet, de a gyors futás érdekében nem árt, ha minél korszerűbb az ügyintéző gépe. A program kezelése viszonylag egyszerű és átlátható. Az adatok rögzítése a rendszerben az ügyintéző bejelentkezése után lehetséges. Felhasználónevéhez tartozó jogosultságai alapján tudja az adatokat rögzíteni és az igazolványok igényléseit elbíráltatni. A rendszer közvetlen kapcsolatban áll az APEH-el és a KSH-val is, ahonnan adatokat tud átkérni és ellenőrizni az ügyfél adatainak valóságát, illetve az általa felvitt adatok helyességét. Az ügyvitel több folyamatból áll. Először az ügyfél személyes adatait kell felvinni a rendszerbe majd utána a vállalkozás adatait. Ezek után az adózással kapcsolatos módok helyességének ellenőrzésére kerül sor, ha az onnan visszakapott válaszban minden rendben van, akkor lehet folytatni az adatok iktatását. Az ügyintézés végén ellenőrzést kell végezni a bevitt adatokban. Ha nem történt hibás adatbevitel, akkor le lehet zárni az adatfelvételt. Majd nyilvántartásba veszik és elkészítik az igazolást, melyet e-mailben és postán is kézbesítenek. A fenti folyamatok részletes leírásával próbáltam átláthatóvá tenni egy ügyintézés menetét. A fehérgyarmati okmányirodában jelenleg még csak kevés szolgáltatás érhető el, de a jövőben tervezik ezek fejlesztését és kibővítését.