Ki fogadja a városavatóra érkező vendégeket? Hol legyen a fogadás? Ki mondja a beszédet és mit mondjon, hogyan szólítsa meg a vendégeket? Egy polgármesternek – még akkor is, ha protokoll osztály, kabinetiroda vagy profi szervezőiroda segíti munkáját– ezekre a kérdésekre is tudnia kell a választ. A városavató példájánál maradva még egy nagyon pontosan megírt és végrehajtott forgatókönyv esetén is adódhatnak váratlan helyzetek: a miniszter késve érkezik vagy korábban kell távoznia, az ajándékot hozó rangidős politikus az utolsó pillanatban jelzi csak részvételét vagy épp elfelejti leadni hivatali gépkocsijának rendszámát és így tovább. A fenti helyzetekre nem lehet tankönyvekből felkészülni. Az esemény sikeressége a gondos előkészítésen és a szereplők viselkedésén múlik. Ráadásul minden esemény egyszeri és megismételhetetlen. A viselkedéskultúra és protokoll tanulmányozása igen hasznos elfoglaltság azoknak, akik rendszeresen szerepelnek nyilvános fórumokon. A nemzetközi érintkezés külső formáira vonatkozóan a legtöbb tapasztalat a diplomáciai szolgálatban összegződik, és ott mutatkozik meg leginkább bizonyos formaságok betartásának a szükségessége. Kialakulása óta hatalmas fejlődésen ment át a diplomáciai képviselet. Ahhoz, hogy a hosszú történelmi folyamatot megértsük, a régmúltra szükséges visszatekintenünk. Először is a diplomáciáig, amelynek története az ókori egyiptomi időkig vezethető vissza. Az egyik ilyen diplomáciai tartalmú dokumentum i. e. 14. században az ún. Amarna levelek1, a XVIII. Egyiptomi dinasztiafáraói és Amurru Kánanán uralkodójának levelezése volt. Az általunk ismert egyik legrégebben írott nemzetközi béke egyezmény i.e 1274–ből származik, amely a XIX. Egyiptomi dinasztia fáraója és a Hettita Birodalom uralkodója között zajló Kadesh-i csatát zárta le. Az ókori görög időkben jelentek meg a diplomáciai küldöttek elődjei. A városállamok agoráin képviseljék saját városállamuk érdekeit és meghatározott ügyekben tárgyaljanak pl: háború és béke kérdésében, vagy akár kereskedelmi ügyekben is. Ők még nem diplomáciai képviselők voltak, mert nem rendszeresen tárgyaltak és nem diplomáciai feladatokat hajtottak végre ezekben az időkben. A proxenos2, azaz a fogadó városállam polgára, aki különleges kapcsolatban állt más városállamokkal és érkező küldötteket látott vendégül saját költségére cserébe, tiszteletbeli címeket kapott az államtól, tehát már a modernkori diplomáciai képviselőkhöz hasonló funkciót töltött be. A 17. század végén kialakult az a hagyomány, amely egészen napjainkig a francia kultúrához köti a diplomácia és etikett fogalmát. Az uralkodóházak és a társadalom előkelő rétege Európa – szerte utánozni kezdte a francia királyi udvart és annak szokásait, etikettját, különösen a rangsor, az öltözet és a szertartásrend tekintetében. Mindezzel együtt a francia nyelv vált a nemzetközi érintkezések hivatalos közvetítőjévé. A diplomáciában a francia nyelv egyeduralma az első világháborút követően tört meg. Ekkorra az angol nyelv kezdte átvenni a vezető kommunikációs szerepet a nemzetközi politika világában. A második világháború után megjelent az orosz nyelv a diplomáciai tárgyalásokon, hangsúlyozva az akkori nemzetközi politikai élet kétpólusúságát. A diplomácia főbb feladatkörei közé tartoznak a politikai képviselet, a folyamatos kapcsolattartás a hatóságokkal, a küldő és fogadó ország közti magas rangú találkozók, a nemzetközi diplomáciai konferenciák előkészítése, részvétel, képviselet, nemzetközi szerződések előkészítése, tárgyalások és szerződéskötések. A diplomácia területén alakult ki a protokoll nemzetközi gyakorlata. Az államközi politikai kapcsolatok mind a mai napig komoly hatást fejtenek ki a nemzetközi viselkedéskultúrára. A diplomáciai életben is érzékelhetők a nemzetek közötti kulturális különbségek, amelyek elsősorban a nemzetenként eltérő gondolkodásmódban tükröződnek. A ’Res Diplomatica’- diplomata tevékenység még az 1600– as években is a fontos iratokkal történő munkát jelentette. A diplomata3 kifejezést Robespierre4 használta először 1792–ben.